Per quanto tempo si possono conservare le immagini di videosorveglianza?

Il principio di base: minimizzazione e proporzionalità

Il GDPR non fissa un tempo massimo universale per la conservazione delle immagini di videosorveglianza. Fissa invece un principio: i dati personali non possono essere conservati più a lungo di quanto necessario per la finalità per cui sono stati raccolti.

Tradotto in pratica: se le telecamere servono per verificare chi è entrato in caso di furto, e normalmente un furto si scopre entro 24-48 ore, conservare le immagini per 30 giorni è sproporzionato. Conservarle per 48 ore è sufficiente — e quindi è quello che si deve fare.

I tempi indicati dal Garante Privacy italiano

Questi tempi non sono limiti assoluti fissati per legge — sono indicazioni del Garante che definiscono la soglia oltre la quale la conservazione è presuntivamente sproporzionata. Chi supera questi tempi deve essere in grado di giustificarlo con documentazione concreta.

Quando si può conservare oltre le 48 ore

Il Garante ammette tempi di conservazione più lunghi in presenza di specifiche esigenze documentate. Le condizioni sono cumulative — non basta dichiarare un'esigenza, bisogna dimostrarla:

• Episodi documentati di furti, vandalismi o atti illeciti che giustificano una finestra temporale più ampia per le indagini
• Attività che operano su turni lunghi o con giorni di chiusura, dove l'evento potrebbe essere scoperto solo dopo diversi giorni
• Siti con accesso limitato dove il controllo delle immagini avviene periodicamente e non in tempo reale
• Impianti a tutela di beni di alto valore — gioiellerie, istituti di credito, depositi — dove il tempo necessario per scoprire un'anomalia è strutturalmente più lungo

Come si fissa il tempo di conservazione

Il tempo di conservazione deve essere deciso, documentato e comunicato — non lasciato alla configurazione di default del DVR. In pratica:

1. Il titolare decide il tempo di conservazione appropriato per la propria situazione, valutando la finalità dell'impianto
2. Lo documenta per iscritto — nel registro dei trattamenti, nell'informativa privacy e, se c'è, nella DPIA
3. Configura il sistema in modo che le immagini vengano cancellate automaticamente allo scadere del periodo stabilito
4. Lo comunica nelle informative ai dipendenti e nel cartello all'ingresso

Conservazione estesa per eventi specifici

Esiste una distinzione importante tra conservazione ordinaria e conservazione straordinaria. La regola delle 24-48 ore vale per le immagini normali — quelle che vengono registrate e poi sovrascrite senza che nessuno le abbia guardate.

Se invece viene identificato un evento specifico — un furto, un incidente, una disputa — le immagini relative a quell'evento possono essere estratte e conservate più a lungo per finalità di prova o per le indagini. In questo caso non si parla più di conservazione ordinaria ma di estrazione per finalità specifiche, che ha regole diverse.

Anche in questo caso, però, occorre documentare perché quelle immagini specifiche sono state estratte e conservate, chi lo ha deciso e per quale scopo.

Il problema dei DVR lasciati registrare da soli

La situazione più comune — e più problematica — è quella del DVR configurato con il massimo della capacità disponibile, che sovrascrive le immagini solo quando il disco è pieno. A seconda della capacità del disco e della qualità di registrazione, questo può significare 30, 60 o anche 90 giorni di immagini conservate.

Questa non è una scelta consapevole del titolare — è semplicemente la configurazione di default. Ma dal punto di vista del GDPR è comunque una violazione, perché il titolare sta conservando immagini per un tempo sproporzionato senza averlo deciso né documentato.

Cosa succede se si supera il limite

Il Garante ha sanzionato numerose organizzazioni specificamente per tempi di conservazione eccessivi — anche in assenza di altri problemi. Le sanzioni più frequenti in questo ambito vanno da €5.000 a €50.000 per soggetti privati e aziende di medie dimensioni, con importi più alti per organizzazioni più grandi o in presenza di aggravanti.

Oltre alla sanzione economica, il Garante può ordinare la cancellazione immediata delle immagini conservate illegittimamente e imporre misure correttive all'impianto.

In sintesi

Il tempo di conservazione delle immagini non può essere lasciato al caso o alla capacità del disco. Va deciso, documentato e configurato tecnicamente. Il punto di partenza è 24-48 ore per la maggior parte delle attività — si può estendere fino a 7 giorni con motivazione concreta, oltre solo in casi eccezionali documentati. Chi non ha mai preso questa decisione è quasi certamente fuori norma.